DPU

Møder der skaber værdi og mening

Projektbeskrivelse

Dette forsknings- og udviklingsprojekt var et samarbejde mellem Videnskabsministeriet, Københavns Kommune, Vestjysk Bank og Learning Lab Denmark (senere Faciliteringsenheden i Forskningsprogrammet Organisation og Læring ved Institut for Uddannelse og Pædagogik (DPU), Aarhus Universitet), ved Ib Ravn, Nina Tange og Joan Rokkjær. Det er nu afsluttet. Det er afrapporteret i fem rapporter til partnerne samt i:

Her følger den oprindelige projektbeskrivelse fra 2007:

Oversigt: Møder skal udvikles

Selv i succesrige danske videnvirksomheder vurderer medarbejderne, at de spilder 21% af den tid, de går til møder (Forskningsprojekt ved LLD, 2006).

I nærværende projekt undersøger og udvikler mødeforskere og -rådgivere fra Learning Lab Denmark (LLD) mødeledelse og mødekultur i en privat virksomhed, en kommune og et ministerium.

Ca. 50 ledere eller andre mødeansvarlige i hver virksomhed trænes i mødefacilitering. En forskningsbaseret før- og eftermåling konstaterer størrelsen af effekten: afvikles møderne mere effektivt, skaber de mere værdi for kunderne/brugerne og øges mødedeltagernes engagement og oplevelse af meningsfuldhed?

Projektet tager afsæt i erfaringer høstet i to tidligere forskningsprojekter om møder gennemført af LLD med bl.a. Nokia, Danske Bank og Novozymes som partnere. Videnskabsministeriets deltagelse finansieres af Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling, SCKK.

Begrundelse: Møder er under niveau

Mange organisationer oplever, at der er problemer med mødekulturen. Møderne starter ikke til tiden, formålet med mødet er uklart, diskussionen er ufokuseret, beslutningerne svæver i luften, der bliver ikke fordelt handlingsansvar osv. Når møderne er værst, er de diskussionsklubber, der ikke bidrager nok til værdikæden. Medarbejderne demotiveres af langstrakte møder og oplever ikke medejerskab til de trufne beslutninger.

Projektindhold: Facilitering skaber værdi og mening

Nærværende udviklingsindsats bygger på resultater opnået i et tidligere projekt, hvor mødeledere fra fem virksomheder blev uddannet i facilitering som redskab til mere effektive møder. Det er en moderne form for mødeledelse, der er ubureaukratisk, produktiv og engagerende. Som facilitator betjener man sig af en række teknikker, der kan læres. Som ledelsesstil lægger facilitering sig fint op ad den danske virksomhedskultur med udbredt samarbejde og lav magtdistance.

Mødefacilitering rummer en del elementer, der kendes fra klassisk mødeledelse: forberedelse med dagsorden, stram tidsstyring og fokus på koordinering af indsatsen, beslutningstagning og opfølgning efter mødet. Men ud over disse velkendte elementer er to nye behov dukket op i vores forskning indtil nu:

  • Moderne mødedeltagere har stort behov for at opleve personlig meningsfuldhed. Førhen kunne man få fem yngre fuldmægtige til at sidde passivt med til et møde; det vil de ikke mere. Folk vil på, deltage, bruge deres evner - ellers sidder de tuner ud og ind af mødet og oplever det som spild af tid. Dette stærke behov hos moderne vidensarbejdere for at bidrage og have betydning dækkes ikke af traditionel, formel mødeledelse, der har fokus på den upersonlige beslutningsproces.
  • Det moderne møde skal meget eksplicit skabe værdi for kunden. Mange møder - og kortere perioder i møder - har karakter af halvlukkede debatfora, hvor det er i orden, at man kører nogle holdninger af og debatterer frem og tilbage på en måde, der ikke nødvendigvis bidrager til den ydelse eller det produkt, organisationen skal levere. Mange møder bidrager ikke nok til organisationens værdikæde. Halvdelen af de adspurgte i vores undersøgelse af større danske videnvirksomheder mente, at møder i forskellig grad var en forstyrrelse af arbejdsdagen. Det vil sige, at møderne opleves som irrelevante for produktionen og værdikæden. Adspurgt om, for hvis skyld møderne blev holdt, svarede kun 1 ud af 20 "Kundens". Møder holder vi for vores egen skyld, var det typiske svar.

Med facilitering tackles disse to behov for meningsfuldhed og værdiskabelse direkte. En række teknikker involverer mødedeltagerne mere direkte end den sædvanlige talerliste og "ordet er frit", og deres opmærksomhed og lyst til at bidrage skærpes. Gennem facilitering fokuseres deltagerne på den opgave, der skal løses, og en konstruktiv, engagerende og fremadrettet kommunikation afløser de langtrukne diskussioner og den diffuse vandring ud ad syv tangenter.

Mødetyper der kan dækkes i projektet

Projektet vil forske i og gennemføre træning inden for en række forskellige mødetyper eller mødeelementer, som virksomhederne vælger blandt:

Diskussion og beslutningstagning, hvor medarbejdernes indsats skal koordineres, muligheder diskuteres, beslutninger træffes og handlingsansvar fordeles. De fleste møder er af denne type eller indeholder sådanne punkter på dagsordenen. Dette møde kan struktureres ved hjælp af mødediamanten, der sikrer at alle faser dækkes i en logisk og gennemsigtig rækkefølge, som alle på mødet kan følge med i.

Informationselementet. På de fleste afdelingsmøder og kontormøder har lederen en del orienteringspunkter, der skal afleveres. Hvordan gør man det, så medarbejderne hører efter? Hvordan forvandles den kedsommelige opremsning til en reel videndelingsproces? Her findes teknikker som informering som storytellling, ladebygning, ide-køb og succeslæring.

Det kreative element. Når et møde skal være kreativt, afskaffer man som regel enhver form og proces - og resultatet bliver derefter, hovedløst. At finde på er bl.a. et spørgsmål om at bringe folks bedste viden i spil og kombinere alle de fremtidsmuligheder, som folk fornemmer men aldrig får lejlighed til at fremføre systematisk.

Det store kundemøde. Når virksomheden samler 10 eller 100 kunder, får de som regel hældt på; det er massiv envejskommunikation. Men kundens behov bør have langt større synlighed, og kundens viden og ressourcer skal bringes i spil på en måde, så kundemødet kommer til at boble af løsninger og samarbejdsmuligheder på kryds og tværs. Så oplever kunden det giver værdi at møde op.

Netværksmødet. Når virksomheden samler folk der sidder langt fra hinanden internt eller inviterer kunder eller samarbejdspartnere til netværksmøde, sker det som regel efter formlen: oplæg, diskussion, mad. Men det giver alt for lidt udbytte, og de fleste netværk dør da også ud efter 5-10 møder. Alternativer er bl.a. teknikker som Videnbørsen, Du har vundet to gratis konsulenter og Vil du spise af min dybe tallerken?

Andre mødetyper eller -elementer inddrages efter partnernes behov.

Udbytte for partnervirksomhederne

  • Analyse af virksomhedens mødekultur (rapport ved forløbets indledning)
  • Op til 50 mødeledere uddannet i moderne redskaber til mødeledelse - gennem fire workshops (i alt tre dage) samt personlig sparring af hve leder.
  • Redesign af to mødetyper efter virksomhedens valg (f.eks. afdelingsmødet, projektgruppemødet, medarbejdermødet eller kundemødet).
  • Værktøjskasse med konkrete teknikker til elementer, der indgår i mange møder: fx drøftelse, beslutningstagning, informering fra lederen, ideskabelse og netværksaktivitet.
  • Ved forløbets afslutning: Resultater af efterundersøgelse samt handlingsanvisninger til hver enkelt virksomhed.

Arbejdsplan

Projektet varer 18 måneder for hver partnervirksomhed, der begynder forskudt:

  • 1. halvår: Partnervirksomheden og LLD definerer indsatsområder og målgrupper for træningen, der påbegyndes. Empirisk førundersøgelse foretages.
  • 2. halvår: Træningen gennemføres på de valgte områder. Mødeledere modtager personlig sparring. 
  • 3. halvår. Den organisatoriske forankring styrkes. Eftermåling, hvis resultater bearbejdes og offentliggøres.

Projektorganisering på Learning Lab Denmark

Ib Ravn, Ph.D., lektor, projektleder
Nina Tange, cand.scient.soc., specialkonsulent, LLD